Syg mødekultur: Du kvæler dine bedste medarbejdere i interne møder

Intern mødemylder – kender du fornemmelsen? En kalenderdag fuld af interne møder i iltfattige lokaler, og når dagen er slut, sidder du med en let lurende hovedpine i bilen og tænker på de arbejdsopgaver, du skulle have lavet –  altså dem du er ansat til at udfylde, og som du nu kan kigge på, når børnene er lagt …

Danske virksomheder er plastret til med værdiløse interne møder. Det er rigtig skidt for den berømte produktivitet, men det bliver værre endnu: Ledere har det med at bruge de bedste medarbejdere igen og igen til diverse, interne udviklingsprojekter. A-kæden, stjernerne, kundernes darlings sidder med i arbejdsgrupper om ny hjemmeside, nyt økonomisystem og flytteudvalget.

A-kæden sidder lænket til det interne mødebord, for lederne spiller sikkert og tror grundlæggende på “if you want things done, give them to a busy man”. Hvilket er fuldstændig rigtigt, men ikke holdbart i længden.

Print din kalender ud og overstreg de møder, der var spild af tid. Deltag aldrig i dem igen

Interne møder vokser af sig selv
Stjernerne skal gøre det, de er bedst til. De skal ikke overdænges så voldsomt med sideaktiviteter, at de til sidst føler, at de er med i et pyramidespil, hvor hvert internt møde bliver til to nye. Hvis de kommer til det frustrerende punkt, har de det med at stemme med fødderne og gå til konkurrenten.

Det er ikke bare noget, jeg siger. Professor Rob Cross skrev i starten af året artiklen ”Collaborative overload” i Harvard Business Review, hvor han problematiserer, at vi bruger de samme personer igen og igen til de interne møder. Bacillen interne møder kan føre til ”Collaborative overload”, som vel på dansk bedst kan kaldes ”fokustrængsel”.

Sådan rydder du som chef op i overflødige møder
Kultur er vanskelig at ændre, men som ledere og medarbejder har vi en fælles opgave i at få ryddet op i den interne mødekultur. Det vil uvilkårligt føre til højere produktivitet og højere medarbejdertilfredshed, så det er bare med at komme i gang.

Her er fire ting, du som leder kan gøre nu og her:

  • Minimum en gang om året skal du finde græsslåmaskinen frem. Interne møder har det med at spire af sig selv og gro hurtigt. Du skal stoppe ikke værdiskabende udvalg og møderækker.
  • Du har behov for selv at sætte intern udvikling i gang. Men brug ikke A-kæden hver gang. Du presser dem. Brug i stedet tid på at finde nye talenter og bring dem i spil. Kort sagt: rette person til rette opgave.
  • Du spilder sikkert også selv din tid. Gennemgå din kalender for de seneste 3 måneder: hvilke møder var spild af tid, hvor deltog du kun som staffage eller som ledelsesgidsel?
  • Og gentænk gerne hele mødekonceptet. Drop mødeservering, fjern stolene fra mødelokalet, så I står op, flyt møder over til Skype eller gå en tur rundt om bygningen. Rusk op i rammerne, så du får kortere og mere effektive møder.

Sådan kurerer du mødekuller som medarbejder
Hvis du som medarbejder føler det interne mødetyranni som et problem, så start med at klappe dig selv på skulderen: Du er givetvis en del af A-kæden. Derefter er du nødt til at gøre noget ved problemet, for ellers begynder du snart at lide af fokustrængsel

Her er tre ting, du kan gøre nu og her:

  • Lær at sige konstruktivt nej. Det er flatterende at blive spurgt, men du skal altid spørge dig selv, om du bruger dit potentiale bedst muligt. Et konstruktivt nej til interne møder indbefatter, at du evt. foreslår en af dine kollegaer, som du vurderer, har potentialet.
  • Byg buffere i din kalender. Adgang til hinandens kalendre er udover at stille et menneskeligt behov for snagen også en uvurderlig videndelingsplatform, men din kalender kan udsættes for overgreb af interne mødeplanlæggere. Derfor kom i forkøbet: læg mødefri dage ind, læg eksterne udviklingsaktiviteter ind og afslå møder uden dårlig samvittighed, hvis det ikke passer med dine værdiskabende aktiviteter.
  • Og gør det samme som chefen: Evaluer dine sidste tre måneder. Print din kalender ud og overstreg de møder, der var spild af tid. Deltag aldrig i dem igen.

Hvad siger du? Overdriver jeg, eller har vi en syg intern mødekultur? Og hvad gør I ved det hos jer?

  • Pingback: Syg mødekultur: Du kvæler dine bedste medarbejdere i interne møder – Cambiamento()

  • Interessant blogindlæg. Yderligere research om emnet: http://www.slideshare.net/frankcalberg/facilitationmoderation-of-meetings

  • Christina Kjær Nielsen

    Nej, du overdriver ikke og det er gode råd du giver. Jeg har et par stykker til.
    Både ledere og medarbejder, både A og B rækken, skal lige have slukket for auto-piloten, når de indkalder til et møde. Først og fremmest er de fleste outlook kalendere per default sat til at et møde varer en time. Kort mødet ned til en halv time, eller 15 minutter. Du vil blive overrasket over, hvor effektive I kan være, når I bliver nødt til at være det. Start til tiden. Har I en mødekultur, hvor det er normalt, at man kommer daskende 2-5 minutter for sent, og så lige skal ud og hente kaffe? Så har du allerede spildt 10-15 minutter af din egen og de øvrige mødedeltageres tid. Kom til tiden, start til tiden, så skal folk nok langsomt vende sig til det. Desværre er det ofte lederen/beslutningstageren der kommer for sent (fordi han/hun har mest travlt?!) – måske kunne du indkalde ham/hende 10 minutter før end de andre?

    Lav en agenda. En mødeindkaldelse skal altid indeholde en agenda. Hvad skal diskuteres og hvad skal besluttes? Her skal være en liste over alle deltagere og hvad deres rolle i projektet/mødet er. Ja, det er måske lidt besværligt. Men det burde kunne gøres på få minutter, og sikrer at folk ikke spilder deres vigtige tid på ”nice to” møder, hvor de ikke skal levere noget. Det vil også optimere chancerne for, at I får talt om de ting, I skal tale, om og I får besluttet de ting, I skal beslutte. Hvis dine mødedeltagere ved præcis, hvad mødet handler om, kan du oven i købet risikere, at de er forberedte, når de møder op. Sørg for at der bliver skrevet et kort referat af mødet. Hvad blev besluttet, hvem skal gøre hvad, om ikke andet læser folk referatet, inden de kommer til næste møde i rækken, og så kan de måske lige nå at få set på deres ”action points”.

    Og sidst men ikke mindst, hvis du som leder sidder til møder hele dagen, kunne du, måske med rette, spørge dig selv om der er for lidt empowerment i din virksomhed. Om det er nødvendigt, at du involverer dig i ”det hele”, eller om dine medarbejdere mon ikke er kompetente nok til at løbe selv? Det kræver dog, at du kan formidle, hvad det er for et løsning, du har brug for, hvad formålet er, med det projekt du sætter gang i. Ja, det kan være svært, men det vil spare mange for meget tid, hvis du som leder bruger tid på at formulere dine tanker i opstarten af et projekt.

  • Jens Jönsson

    Jeg ved ikke hvor mange interne møder jeg som medarbejder har deltaget i, i store virksomheder.
    De har stort set altid været et kæmpe spild af tid. Særligt fordi det skulle hedde sig at vi som medarbejdere havde mulighed for at træffe beslutninger og valg og aktivt deltage i projekter, hvor vi kunne gøre indflydelse og bruge vores kompetence/viden.
    Det modsatte viste sig ofte. Chefen tog i stedet en beslutning/valg og det var lige meget hvad vi havde besluttet og hvordan, og upåagtet om den var fornuftig, økonomisk fordelagtig for virksomheden eller andet tilsvarende. Men pænt så det ud 🙂 og vi blev alle holdt beskæftiget med varm kaffe i koppen i mødelokalet 🙂

  • Line Holst Jensen

    Enig, men den 4. og måske vigtigeste ting mangler: Stil krav til mødelederne og tag ansvar! Se mere her: Det http://azena.dk/trend-moder-med-enevaeldige-modeledere-og-passive-deltagere-er-passe/